Aspek data dan informasi yang cepat serta akurat dalam suatu lembaga merupakan kebutuhan yang mendasar dalam rangka mewujudkan profesionalis kerja bagi lembaga itu sendiri. Data yang akurat dan akuntabel dibutuhkan untuk menyusun suatu program, data yang tidak akuntabilitas tidak memiliki dasar kuat untuk digunakan dalam mengambil keputusan , kebijakan pendidikan di tingkat pusat khususnya Undang – Undang Sisdiknas Tahun 2003 maupun Peraturan Pemerintah (PP), menyebutkan bahwa sebuah perencanaan yang baik harus didasarkan pada akurasi data dan informasi yang valid
Ada beberapa langkah yang kita tempuh untuk mendapatkan data primer yang akuntabel yaitu :
A. Menyusun rencana kegiatan
1. Tahap persiapan.
Tahapan persiapan mencakup kegiatan sebagai berikut:1. Menyusun desain pelaksanaan pendataan PNFI
- Penetapan Kepanitiaan melalui surat keputusan
- Persiapan sosialisasi pendataan ( undangan, daftar hadir dan jadwal kegiatan, spanduk sosialisasi pendataan )
- Persiapan akomodasi, konsumsi, dokumentasi, dan publikasi sosialisasi pendataan
- Membentuk tim pencari data
- Mengandakan instrumen pendataan
- Membagikan instrumen pendataan kepada tim pencari data
- Menginstal program PadatiWEB
- Melakukan pembayaran biaya akses internet
2. Tahap pelaksanaan.
Rangkaian kegiatan selama pendataan PNFI
- Tim mencari data mencari data primer dengan instrumen pendataan
- Mengumpulkan data
- Membuat rangkuman data perkecamatan
- Entri data
- Cetak data
- Validasi data oleh dinas pendidika
- Mengirim buku data dan file data ke P2PNFI regional 1.Bandung
- Perawatan komputer dan jaringan internet
- Penyelesaian administrasi
- Penyusunan laporan
3. Realisasi kegiatan
A.Sosialisasi pendataan dan pembentukan tim pencari data
Sosialisasi pendataan dilakukan untuk menjelaskan teknik pengisian instrumen yang benar sehingga mendapatkan data yang akuntabel.Dalam sosialisasi ini juga dilakukan pembentukan tim pencari data serta pembagian wilayah kerja agar pencarian data lebih efektif dan efesien.
B. Tim pencari data mencari data primer
Tim pencari data mencari data dengan mengunjungi langsung sumber data atau individu sehingga data yang di dapatkan adalah data primer. Setelah data yang di dapatkan dan di kumpul kemudian membuat rangkuman perkecamatan dengan format yang sudah tersedia.
C.Entri data
Entri data di lakukan dengan aplikasi Padati Web.Dalam entri data harus memperhatikan rambu rambu aplikasi Padati Web dengan baik. Apabila rambu rambu tidak diperhatikan maka data kemungkinan tidak tersimpan sehingga data tidak valid.
D. Koreksi data dan pengiriman file data via email
Setelah data yang di entri selesai kemudian dilakukan koreksi data agar sesuai dengan rangkuman data sehingga data tersebut menjadi akuntabel.Data yang sudah di koreksi, file nya langsung di kirim melalui email ke P2PNFI regional 1 Jaya giri Bandung.
E.Mencetak buku data PNFI dan CD data PNFI serta di validasi oleh dinas pendidikan kota Pangkalpinang.
Setelah koreksi data entri selesai maka data tersebut di transfer ke file microsoft office excel untuk di cetak menjadi buku data.Data data tersebut di susun dan dikelompokan berdasarkan kecamatan, sehingga akan memudah kan pengguna dalam menggunakan buku data PNFI tersebut.
Data tersebut dibuat back up nya dengan mentranfer data tersebut dalam bentuk CD.Setelah buku data selesai maka buku data tersebut di validasi oleh dinas pendidikan kota Pangkalpinang.Setelah buku data di validasi dinas pendidikan kota Pangkalpinang maka buku data PNFI tersebut di kirim ke P2PNFI regional 1 Jaya giri Bandung.
F. Akses Internet
SKB Kota Pangkalpinang dalam mengakses internet ini menggunakan jasa provider Speedy, dimana dengan pertimbangan biaya murah, dan kecepatan mengakses juga sangat layak untuk digunakan kepentingan kantor
G.Pemeliharaan jaringan dan komputer.
Pemeliharaan jaringan dan komputer dilakukan sesegera mungkin apabila jaringan atau komputer mengalami kendala, Sehingga pemanfaatan komputer dan jaringan komputer tidak mengalami hambatan.
Ada beberapa hal yang harus di perhatikan untuk mendapatkan data primer yang akuntabel antara lain :
A. Merancang instrumen pendataan dengan baik.
Untuk merancang instrumen pendataan dengan baik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut (Research Methods fos Business (1992).
1. Isi dan tujuan instrumen pendataan harus jelas.Tujuan instrumen harus dijelaskan fungsi dan tujuan nya
2. Bahasa dan kata yang dipakai untuk merancang instrumen dengan baik di perlukan penggunaan bahasa atau kata yang jelas sehingga pertanyaanya jelas tidak memiliki makna ganda
3. Jenis dan bentuk instrumen.Jenis dan bentuk instrumen harus dirancang agar responden mudah untuk mengisi instrumen tersebut
4. Urutan pertanyaan di buat secara sistematis
5. Pengkodean. Bila di perlukan pengkodean dapat menggunakan pengkodean
6. Realibitas dan validitas
7. Tampilan instrumen dirancang agar tampak menarik
8. Kata pengantar
9. Petunjuk pengisian. Petunjuk pengisian di buat dengan kata kata yang mudah di pahami dan mudah untuk dilaksanakan
B. Tim Pencari data
Tim pencari harus terampil dan menguasai maksud dan tujuan di dalam instrumen agar bisa menjelelaskan dan mengkoreksi data yang di isi oleh responden. Tim pencari data harus menguasai konsep pengambilan data. Hal ini sangat penting karena tanpa penguasaan kosep pendataan , maka besar kemungkinan pencari data tidak bisa mendapatkan data yang di miliki.
C. Memotifasi responden
Motifasi responden agar mau mengisi instrumen dengan data yang akurat. Responden tidak termotifasi mengisi dengan akurat karena tidak mengetahui fungsi data yang di isi oleh responden.
Motivasi adalah sebuah alasan atau dorongan seseorang untuk bertindak. Orang yang tidak mau bertindak sering kali disebut tidak memiliki motivasi. Alasan atau dorongan itu bisa datang dari luar maupun dari dalam diri. Sebenarnya pada dasarnya semua motivasi itu datang dari dalam diri, faktor luar hanyalah pemicu munculnya motivasi tersebut. Motivasi dari luar adalah motivasi yang pemicunya datang dari luar diri kita. Sementara meotivasi dari dalam ialah motivasinya muncul dari inisiatif diri kita. Beberapa teori motivasi yang dapat di gunakan yaitu Teori Insentif. Yaitu teori yang mengatakan bahwa seseorang akan bergerak atau mengambil tindakan karena ada insentif yang akan dia dapatkan. Misalnya, Anda mau bekerja dari pagi sampai sore karena Anda tahu bahwa Anda akan mendapatkan intensif berupa gaji. Jika Anda tahu akan mendapatkan penghargaan, maka Anda pun akan bekerja lebih giat lagi. Yang dimaksud insentif bisa tangible atau intangible. Seringkali sebuah pengakuan dan penghargaan, menjadi sebuah motivasi yang besar.Dengan teori ini responden juga bisa kita beri kenang kenanga berupa souvenir karena sudah mengisi instrumen atau di beri insentif supaya mengisi instrumen dengan data yang valid. Kejelasan Tujuan Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan Goal Setting (penetapan tujuan). Dengan teori ini tim pencari data harus bisa memotifasi dengan memberikan pentingnya data yang akurat untuk kebutuhan nasional dan kebutuhan responden tersebut.
D. Kerja sama dengan lembaga lembaga terkait
Melakukan kerja sama dengan lembaga lembaga terkait agar data yang kita dapatkan lebih akurat serta kerja lebih efesien dan efektif. Kerja sama tersebut dapat di lakukan dengan
1. forum PNF yaitu PKBM, HIPKI.
2. Dinas pendidikan setempat
3. Pamong belajar SKB
Dengan kerja sama tersebut akan lebih memudahkan memperoleh data dari PKBM dan program program yang ada di PKBM.
( by TEFRINO)
